Qué es PDF/A y cuándo te lo piden

Qué es PDF/A

PDF/A es una versión estandarizada del PDF pensada para el archivo y la conservación a largo plazo de documentos electrónicos. Es la norma internacional ISO 19005. No es un programa ni una marca: es un conjunto de reglas que un PDF debe cumplir para que se pueda reproducir exactamente igual dentro de muchos años, con cualquier programa.

La idea clave es que un PDF/A es autocontenido: todo lo necesario para mostrarlo está dentro del archivo, sin depender de nada externo. Por eso se prohíben cosas que podrían dejar de funcionar con el tiempo.

En qué se diferencia de un PDF normal

Un PDF corriente puede apoyarse en elementos que están fuera del archivo (por ejemplo, tipografías instaladas en tu ordenador) o incluir funciones que dependen del programa que lo abre. Un PDF/A debe cumplir, entre otras, estas condiciones:

• Todas las fuentes incrustadas en el archivo (y con licencia que permita incrustarlas), incluidas las «estándar» como Times o Helvetica.
• Sin cifrado ni contraseña. Un PDF/A no puede estar cifrado.
• Sin JavaScript, sin audio ni vídeo y sin lanzar archivos ejecutables.
• Sin contenido externo: nada que se cargue de otro sitio. Los enlaces a páginas web sí se permiten.
• Color definido de forma independiente del dispositivo y metadatos basados en estándares.

El resultado visual es el mismo que el de un PDF normal; lo que cambia es que el archivo es más estricto y «previsible».

Versiones y niveles: 1b, 2b, 2u, 3

La norma tiene varias partes, cada una basada en una versión de PDF:

Además, cada versión tiene niveles de conformidad:

• B (básico): garantiza que la apariencia visual del documento se conserva. Es lo mínimo y lo que casi siempre se pide, por ejemplo «PDF/A-1b» o «PDF/A-2b».
• U (Unicode, desde PDF/A-2): como la B y, además, todo el texto tiene asignación Unicode, lo que permite buscar y copiar texto de forma fiable.
• A (accesible): incluye la B y añade estructura del documento, idioma y texto descriptivo para lectores de pantalla.

Si un trámite solo dice «PDF/A» sin más detalle, PDF/A-2b es una elección razonable por ser la más moderna de las dos habituales. Si indica una versión concreta, elige exactamente esa.

Cuándo te lo piden

Se pide PDF/A donde importa que el documento siga siendo legible y fiel en el futuro: administraciones públicas, archivos, bibliotecas, juzgados, concursos y algunas empresas. En el ámbito de las administraciones españolas, la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares (Resolución de 3 de octubre de 2012) incluye entre los formatos admitidos tanto el PDF (ISO 32000-1) como el PDF/A (ISO 19005-1:2005 e ISO 19005-2:2011).

Que un formato esté admitido no significa que cada trámite lo exija. Lo que importa es lo que diga la convocatoria o las instrucciones de tu trámite: algunos aceptan cualquier PDF, otros piden PDF/A y otros ponen además un límite de peso (mira la guía sobre cómo reducir un PDF para una sede electrónica).

Cómo crear un PDF/A

Hay varias formas, y la mejor depende de cómo parte tu documento:

1. Desde el programa donde lo escribes. Microsoft Word (2010 y posteriores) ofrece en «Guardar como PDF → Opciones» la casilla «Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A)». LibreOffice, al exportar a PDF, tiene la opción «Archivo PDF/A». Es la vía que mejor conserva el texto, las fuentes y los enlaces.
2. Con un programa de PDF. Adobe Acrobat y otros editores pueden guardar un PDF existente como PDF/A.
3. Con un conversor en el navegador. El conversor a PDF/A de UtilsDock dibuja cada página como imagen y empaqueta el resultado en un archivo conforme (PDF/A-2B por defecto, o PDF/A-1B si el trámite lo exige). Se comprobó con el validador veraPDF mientras se construía.

Hay una contrapartida: con el conversor del navegador, el texto deja de poder seleccionarse y buscarse, porque las páginas pasan a ser imágenes. Va muy bien para escaneos, formularios y justificantes que solo se archivan. Si el trámite necesita texto buscable, exporta desde Word o LibreOffice.

Cómo comprobar que un archivo es PDF/A

La referencia para validar es veraPDF, un validador de código abierto creado para la norma. Un lector de PDF puede mostrar que el archivo declara ser PDF/A, pero solo un validador comprueba que lo cumple de verdad. Si has convertido un documento, abre el resultado y revisa visualmente que las páginas se ven igual: en conversiones desde otros formatos pueden aparecer errores como pérdida de enlaces, caracteres ilegibles o transparencias mal resueltas.

Problemas típicos

• El archivo se ha vuelto muy pesado. Al incrustar fuentes o convertir a imagen, el peso sube. Después de convertir, usa el compresor, y vuelve a comprobar que sigue siendo PDF/A: modificar un PDF/A puede romper la conformidad.
• La firma ha dejado de ser válida. Convertir cambia el archivo, así que una firma digital del original no es válida en la copia. Conserva el original firmado y consulta con el trámite. Puedes comprobar el estado de una firma con la herramienta de comprobar si un PDF está firmado.
• El PDF tenía contraseña. Hay que quitarla antes: un PDF/A no puede estar cifrado.
• Se pedía PDF/A-1 y entregas PDF/A-2. No son intercambiables: un archivo PDF/A-2 no necesariamente cumple PDF/A-1. Entrega la versión que pidan.

Fuentes y más información

• Library of Congress: PDF/A, la familia de formatos PDF para conservación a largo plazo
• ISO 19005-2:2011: PDF/A-2 (catálogo de ISO)
• BOE: Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares (Resolución de 3 de octubre de 2012)
• veraPDF: validador de código abierto de PDF/A

Datos comprobados el 3 de octubre de 2026.