Cómo reducir un PDF para subirlo a una sede electrónica

No existe un límite único: lo fija cada sede y cada trámite

Cada administración, y a menudo cada procedimiento, decide cuántos archivos admite, qué peso puede tener cada uno y qué formatos acepta. Por eso cualquier cifra «general» que veas en un foro puede no ser la tuya. Como ejemplo real y comprobable, el Registro Electrónico General de la Administración General del Estado indica en su sede oficial que se pueden adjuntar hasta 5 documentos, que el tamaño máximo por documento es de 10 MB y que el conjunto de los documentos no puede exceder de 15 MB.

La misma página explica qué hacer si te pasas: «podrá realizar varios registros hasta que remita toda la documentación deseada». Es decir, si no consigues que todo quepa, se puede presentar en varios envíos. Otros registros, como los de una comunidad autónoma o un ayuntamiento, tienen sus propios números. Busca el tuyo en las instrucciones del trámite o en el formulario de subida de archivos, y apúntalo antes de empezar.

Suele aparecer en la ficha del trámite (apartado «documentación» o «ayuda»), en el paso de «adjuntar» del formulario o en las preguntas frecuentes de la sede. Si no está, pregunta al organismo: es mejor eso que descubrir el límite con un rechazo cerca de la fecha tope.

Cuatro límites más, comprobados el 3 de octubre de 2026

Para que se vea hasta qué punto cambia de un sitio a otro, estos son los límites que indican las propias páginas de ayuda de otras dos sedes. Fíjate en que, incluso dentro de una misma sede, no coinciden:

La diferencia entre 5 y 64 MB, entre dos trámites de organismos públicos, es la razón de que una cifra «general» no sirva. Los límites cambian y pueden variar de un trámite a otro: antes de reducir nada, lee el de tu formulario.

Por qué un PDF pesa tanto

Un PDF de texto puro pesa poco, a veces unas decenas de kilobytes. Lo que lo infla casi siempre son las imágenes: un documento escaneado es, página a página, una foto. Tres factores deciden su peso:

• La resolución del escaneo. Una página A4 a 200 puntos por pulgada (ppp) tiene unos 1654 × 2339 píxeles; a 600 ppp tiene el triple de píxeles de alto y de ancho, es decir, nueve veces más píxeles en total. Muchos escáneres y aplicaciones de móvil escanean por defecto a 300 ppp o más.
• El color. Un escaneo en color pesa mucho más que uno en escala de grises, y un texto en blanco y negro no necesita color.
• La compresión de las imágenes. Las fotos hechas con el móvil que se insertan en el PDF suelen venir con la máxima calidad. Bajar un poco la calidad casi no se nota en pantalla y reduce el peso a una fracción.

Qué resolución es suficiente

La Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos, que regula cómo digitalizan documentos las administraciones, fija como mínimo 200 píxeles por pulgada para las imágenes electrónicas, tanto en blanco y negro como en color o en escala de grises. Esa norma obliga al proceso de digitalización de la propia administración, no a los archivos que subes tú, pero sirve de referencia práctica: escanear a 200 ppp en escala de grises (o a 150 ppp si el texto es grande y claro) deja el texto perfectamente legible y reduce mucho el peso respecto a un escaneo a 600 ppp en color.

Si ya tienes el PDF hecho, no hace falta repetir el escaneo: se puede reducir el peso después.

Cómo reducir el peso de un PDF paso a paso

1. Prueba primero la compresión simple. Con el compresor de PDF se vuelven a comprimir las imágenes del documento conservando el texto como texto. En muchos documentos escaneados basta con esto.
2. Si te piden un peso exacto, usa el reductor a un tamaño objetivo. El reductor de PDF a un peso exacto prueba distintas calidades hasta quedar por debajo de los MB que le indiques (por ejemplo, 9 MB para cumplir un límite de 10 MB con margen).
3. Quita lo que sobra. Páginas en blanco, carátulas innecesarias o anexos que no te piden ahorran peso sin tocar la calidad del resto.
4. Si sigue sin caber, divide. Si el trámite admite varios documentos, puedes dividir el PDF en partes, o presentar en varios registros cuando el propio trámite lo permita, como en el ejemplo del Registro Electrónico General.

Para hacerlo todo en un solo paso (unir fotos y PDF, ajustar el peso y poner un nombre de archivo seguro) tienes la herramienta para preparar un documento para la sede electrónica. Todas funcionan en tu navegador y no suben nada: un documento con tu DNI, tu nómina o tu historial médico no tiene por qué pasar por el servidor de un tercero.

Otras cosas que hacen que te rechacen el archivo

• Formato. Algunos trámites solo aceptan PDF; otros admiten también imágenes (JPG, PNG), y unos pocos piden PDF/A, la variante pensada para el archivo a largo plazo. Si lo necesitas, mira la guía sobre qué es PDF/A y cuándo se pide y usa el conversor a PDF/A.
• Protección con contraseña. Un PDF cifrado o protegido para impedir copiar o imprimir puede ser rechazado o no leerse en el sistema de la administración.
• Nombre del archivo. Evita tildes, «ñ», espacios, comas y símbolos. Un nombre como justificante_matricula_2026.pdf es seguro en cualquier sistema.
• Firma. Si el documento ya llevaba una firma digital, comprimirlo o modificarlo la invalida. Guarda el original firmado y consulta con el trámite cómo presentarlo. En la guía sobre firma electrónica se explica la diferencia.
• Legibilidad. Después de reducir el peso, abre el resultado y mira al 100 % que se leen bien cifras, sellos y firmas manuscritas. Si se ven borrosas, sube la calidad o vuelve a escanear solo esa página.

Lista de comprobación antes de subir el archivo

1. He apuntado el límite de peso, el número de archivos y el formato que pide este trámite.
2. El PDF está por debajo de ese peso con un pequeño margen.
3. Se lee bien al 100 %, incluidas las páginas escaneadas.
4. No tiene contraseña ni restricciones de impresión.
5. El nombre del archivo es corto, sin tildes ni espacios.
6. Guardo una copia del original por si tengo que volver a prepararlo.

Fuentes y más información

• Sede del Punto de Acceso General: Registro Electrónico General (documentos adjuntos: número y tamaño)
• BOE: Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos (Resolución de 19 de julio de 2011)
• Agencia Tributaria: presentación de documentación complementaria (límite de 64 MB por fichero)
• Agencia Tributaria: contestar requerimientos y aportar documentos de certificaciones tributarias (64 MB)
• Seguridad Social, sede electrónica: documentación dirigida al INSS (máximo 10 MB)
• Seguridad Social, sede electrónica: requerimientos del Instituto Social de la Marina (5 MB en total)

Datos comprobados el 3 de octubre de 2026.