PDF demasiado grande para enviar por correo: cómo reducirlo
Cuando el correo dice que el archivo es demasiado grande, el límite casi siempre es de 20 o 25 MB, y un PDF escaneado suele pesar bastante más de lo necesario. Los límites reales de los servicios más usados y los pasos para que quepa, del más sencillo al más drástico.
Cuánto admite cada servicio
El límite depende de quién te envía y de quién recibe, y los dos pueden ser distintos. Esto es lo que indican los propios servicios en su documentación:
| Servicio | Límite de adjuntos |
|---|---|
| Gmail (cuenta personal) | 25 MB. Si lo superas, Gmail quita el adjunto y lo sustituye por un enlace de Google Drive. |
| Google Workspace (trabajo o centro educativo) | Lo fija el administrador de la organización. |
| Outlook con cuentas de correo de internet (Outlook.com, Gmail…) | 20 MB; el límite incluye el tamaño del adjunto y del propio mensaje. |
| Outlook con una cuenta Exchange (correo de empresa) | 10 MB por defecto, aunque el administrador puede cambiarlo. |
Dos cosas conviene tener en cuenta. La primera, que lo que cuenta es el conjunto del mensaje: si adjuntas tres archivos de 8 MB, el total es 24 MB. La segunda, que los límites los pone también quien recibe: puedes enviar 20 MB desde Gmail y que el buzón de la empresa de destino los rechace porque solo admite 10. Si el destinatario es de una empresa u organismo, un adjunto de más de 10 MB es arriesgado, aunque tu servicio lo permita (Microsoft cita 10 MB como límite por defecto en las cuentas Exchange).
Paso 1: comprime el PDF
La mayoría de los PDF pesan más de lo necesario, sobre todo los escaneados y los que llevan fotos. La compresión vuelve a codificar las imágenes con menos peso, y conserva el texto como texto. Con el compresor de PDF arrastras el archivo y descargas la versión reducida, sin subirlo a ningún servidor: la compresión se hace en tu navegador, lo que importa si el documento es un contrato, una nómina o lleva tu DNI. En un PDF escaneado, la reducción suele ser grande; en uno que ya es texto puro, apenas se nota porque ya pesaba poco.
Si el límite es exacto (por ejemplo, «máximo 10 MB» o «menos de 2 MB»), usa el reductor de PDF a un peso exacto: prueba distintas calidades hasta quedar por debajo de la cifra que le indiques. Apunta algo por debajo del límite para dejar margen, porque el correo suma el peso del mensaje.
Paso 2: quita lo que no hace falta
- Páginas sobrantes: portadas, páginas en blanco, anexos que no te piden. Con la herramienta de dividir PDF puedes quedarte solo con las páginas que necesitas; la guía de unir, dividir, reordenar y girar un PDF detalla cada operación.
- Imágenes enormes: si el PDF lleva fotos hechas con el móvil, cada una puede pesar varios megas. Reducirlas antes con el compresor de imágenes y volver a montar el PDF con la herramienta de imágenes a PDF te da más control que comprimirlo todo al final (la guía de fotos a un solo PDF explica tamaño de página y peso).
Paso 3: si es un escaneo, escanea mejor
Un escaneo a 600 puntos por pulgada (ppp) en color puede pesar muchísimo más que uno a 200 ppp en escala de grises, y para leer un documento de texto el segundo es perfectamente suficiente. Es la misma razón por la que se recomienda escanear a 200 ppp en la guía de cómo reducir un PDF para una sede electrónica, donde tienes más detalle.
Paso 4: divide en varios correos
Si no cabe ni comprimido, divide el PDF en dos o tres partes y envíalas en mensajes distintos, indicando en cada uno el orden («parte 1 de 3»). Es menos elegante, pero funciona con cualquier servicio, y algunos trámites oficiales lo aceptan expresamente (por ejemplo, el Registro Electrónico General permite hacer varios registros hasta enviar toda la documentación).
Paso 5: manda un enlace en vez del archivo
Para archivos que de verdad son grandes, lo más cómodo es subirlos a un servicio en la nube (Google Drive, OneDrive y similares) y enviar el enlace. Gmail y Outlook lo hacen automáticamente cuando el adjunto supera el límite. Es la mejor opción para vídeos y carpetas grandes, con un par de precauciones: configura el enlace para que solo lo vea quien debe (no «cualquiera con el enlace» si el contenido es sensible) y recuerda que, si el destinatario es una empresa, a veces su sistema bloquea los enlaces externos.
¿Y comprimirlo en un ZIP?
Con los PDF y las fotos suele servir de poco. Los PDF con imágenes ya llevan datos comprimidos, y los JPG y PNG también, así que el ZIP casi no ahorra espacio. Es útil para agrupar varios archivos en uno, no para adelgazarlos. Si necesitas agrupar varios archivos, puedes hacerlo con la herramienta de crear ZIP; pero primero reduce los propios archivos.
Antes de enviar
- Abre el PDF reducido y míralo al 100 % para comprobar que el texto, los sellos y las firmas se leen bien.
- Si el documento lleva una firma digital, comprimirlo la invalida: envía el original firmado o consulta con el destinatario.
- Si va a un trámite con un peso máximo, comprueba el límite exacto de ese trámite, que puede ser menor que el del correo.
Fuentes y más información
- Ayuda de Gmail: enviar archivos adjuntos (límite de 25 MB)
- Soporte de Microsoft: reducir el tamaño de los adjuntos para enviar archivos grandes con Outlook
- Microsoft Learn: el error «el archivo es mayor de lo que permite el servidor» en Outlook (20 MB y 10 MB)
Datos comprobados el 3 de octubre de 2026.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es el tamaño máximo de un adjunto en Gmail?
¿Cuál es el límite de adjuntos en Outlook?
¿Cómo reduzco un PDF para enviarlo por correo?
¿Comprimir un PDF le quita calidad?
¿Sirve meter el PDF en un ZIP para que pese menos?
¿Por qué el destinatario no recibe un adjunto de 15 MB que a mí me deja enviar?
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